Noticias

Contexto.

La gestión de riesgos es un proceso clave para quienes gestionamos o somos parte de proyectos, en primera instancia cuando identificamos, pero más aún, cuando ejecutamos los planes de respuesta ante activadores o disparadores previamente definidos.

Cuando la organización en donde nos desempeñamos no está inmersa en una cultura de gestión de riesgos, esta última pasa a quedar sólo en la teoría lo cual es más común de lo que quisiéramos. Sin embargo, esto no impide que podamos aplicar las prácticas integradas de la gestión de riesgos.

Sabemos que todos los proyectos implican riesgos, que pueden tener diferentes impactos y alcances, dependiendo de las características propias de cada proyecto, de la actitud/tolerancia de la organización al riesgo, de los recursos destinados para tal efecto, etc.

Si queremos enfrentar los riesgos en nuestros proyectos, debemos hacerlo de una forma controlada y poniendo en práctica las herramientas y técnicas disponibles, claramente no podremos eliminar todos los riesgos potenciales, pero si mantener la exposición del proyecto en rangos aceptables, no queremos finalmente que el proyecto sea un mar de “problemas, desajustes e incendios”. 

“La efectividad de la gestión de riesgos es directamente proporcional al éxito del proyecto.”

Gestión de Riesgos.

El proceso integral de gestión de riesgos implica desde la planificación, identificación, análisis, planificación de respuestas, monitoreo.

La siguiente imagen referencial sitúa los planes de respuesta a los riesgos en el contexto de un proyecto.

 

 

Una encuesta a nivel mundial que hizo PMI el 2018 indica que la medición y porcentaje de proyectos que registraron corrupción de alcance, fue de un 30% de la cartera de proyectos implementados entre las organizaciones encuestadas.   

Un pobre entendimiento/involucramiento en la comprensión del ámbito de negocio que enmarca la necesidad del proyecto puede llevar a múltiples problemas, tales como:

• Riesgos se convierten en incidentes.
• Retrasos en el proyecto.
• Cambios de alcance ya que se debe implementar lo no considerado.
• Aparecen interesados no identificados e impactados que provocan resistencia al proyecto.
• Funcionalidades que no fueron consideradas debido a deficiencias en la comprensión de los requisitos.
• Normativas no consideradas del país en el cual se desarrolla el proyecto.
• Alcance del proyecto mal definido.

 

Planificar la respuesta a los riesgos.

Corresponde a las acciones que implementará el equipo de proyecto como respuesta a la activación de riesgos durante la ejecución del mismo. La planificación de las respuestas ocurre al inicio del proyecto en mayor medida, sin embargo; durante todo el proyecto es requerido actualizar el plan en caso de ser requerido como así las acciones.

Para lograr esto, existen técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas de acuerdo a sus características y las que mejor se adapten a las necesidades del proyecto, más aún, de acuerdo a la actitud que como organización/proyecto tenemos respecto a la aceptación o tolerancia al riesgo.

Dentro de las principales técnicas se encuentran tres categorías:

• De creatividad: usadas para identificar posibles respuestas a los riesgos.
• De apoyo a la decisión para determinar las respuestas optimas potenciales a los riegos.
• De implementación diseñadas para ejecutar acciones en respuesta a los riesgos.

Las acciones que definimos como respuestas a riesgos pueden tener dos enfoques: preventivos o de contingencia (reacción cuando el riesgo se hace efectivo).

Las técnicas de creatividad son muy similares a las utilizadas en la identificación de riesgos, las de apoyo apuntan a facilitar la toma de decisiones en la estrategia planificada ante los riesgos.

 

Técnicas de apoyo

Planificación de contingencias: habitualmente en riesgos de alto impacto, es adecuado generar reservas de presupuesto, en el caso de que el riesgo ocurra. Esto debe quedar en el plan debidamente documentado y aprobado por el patrocinador.

 

Análisis de campo de fuerza: esta técnica es especialmente útil ya que se puede plantear de manera gráfica, y es recomendada para la evaluación de posibles cambios en el proyecto.  Se plantean dos fuerzas, las impulsoras (a favor del cambio) y de contención (en contra del cambio), esto se evalúa para ver el resultado neto de las fuerzas y orientar las acciones ante el riesgo presentado.

Un ejemplo de su aplicación se presenta a continuación:

 

 

Análisis de escenarios: esta es una técnica simple pero no por ello menos útil, implica evaluar distintos escenarios, habitualmente optimista, probable, pesimista.  Cada escenario considera los riesgos que se desean evaluar y los requisitos de las respuestas posibles, llevadas a costo, tiempo e impactos posibles, con esto, el equipo del proyecto puede presupuestar las acciones, planes más adecuados de acuerdo a cada escenario posible.

 

Selección de criterios múltiples:  otra alternativa para evaluar distintas respuestas a riesgos implica dimensionar cada opción en cuanto a costo, cronograma, requisitos técnicos, etc.  Atributos propios del riesgo como son magnitud, probabilidad, impacto, luego a cada atributo se le pondera asignándole un valor que permite luego al equipo tomar la mejor decisión.

En el siguiente cuadro es posible comprender esta técnica:

Criterio	Peso	Alternativa 1		Alternativa 2
	Importancia para el proyecto	Valor dado a la alternativa	Puntaje obtenido	Valor dado a la alternativa	Puntaje obtenido
Servicio ofrecido	9	10	90	8	72
Calidad de la propuesta	9	7	63	7	63
Tiempos de respuesta	8	5	40	9	72
Precio final	10	8	80	10	100
Puntajes			273		307

 

La utilidad de la matriz radica en que permite evaluar riesgos de acuerdo a sus criterios y el valor(peso) que tiene para el equipo de proyecto u organización producto del resultado de la valorización de criterios y la ponderación o puntaje que se le asigna en la evaluación.

 

Implementación del plan de respuesta

Una vez que tenemos la técnica seleccionada y aplicada a los riesgos, es el paso de implementar o llevar a acciones las respuestas planificadas.

Del mismo modo, una vez los riesgos se hacen efectivos y se aplican los planes de respuesta, es importante monitorear los resultados obtenidos.

La siguiente matriz presenta un análisis cualitativo de riesgos, para un proyecto de desarrollo de software, el punto relevante corresponde a las respuestas planificadas ante los disparadores de los riesgos.

 

 

Monitorear los riesgos

Una vez que ejecutamos los planes de respuesta, es importante verificar la efectividad de su aplicación, y adicionalmente ajustar las acciones correctivas necesarias.

Algunas técnicas que facilitan el monitoreo pueden ser:

 

• Análisis de impacto residual: se utiliza para identificar riesgos secundarios que persisten una vez aplicado los planes de respuesta, posterior a esto, se actualizan e identifican nuevos riesgos, es un ciclo constante de revisión durante todo el proyecto.

 

• Auditoria de los riesgos: apunta a evaluar el cumplimiento de la aplicación de la gestión de proyectos durante el proyecto, identificar puntos de mejora en su aplicación, generación de métricas que permiten desarrollar e implementar nuevos controles de aplicación de respuestas sobre los riesgos.

 

 

• EDR: permite mediante la aplicación de niveles de profundización, un desglose e identificación de riesgos, agrupados por categoría, permitiendo una identificación más elaborada y detallada. Además, que obliga al equipo de proyecto a recorrer las actividades del proyecto en su totalidad en búsqueda de riesgos.

 

• Reevaluación de riesgos: corresponde a una evaluación cíclica en la cual se ejecutan las siguientes tareas durante todo el transcurso del proyecto. Estas son: Identificar nuevos riesgos, evaluar riesgos vigentes, evaluar como se aplica la gestión de riesgos y cierre de riesgos.

 

Pmbok® define riesgo y cito textual: “Evento o condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos de un proyecto”.

Claramente, esta incertidumbre nos obliga a analizar, evaluar y preparar planes para eventos que de presentarse de forma negativa puede tener un gran impacto en el proyecto, del ámbito que sea: construcción, salud, tecnológico, telecomunicaciones, bancario, etc.

 

Carlos Álvarez G. Revisor y colaborador de la Guía PMBOK® 7.0. Consultor en Gestión de Proyectos.

www.linkedin.com/in/carlosalvarezgpmp

Pmbok© es una marca registrada de PMI inc. Utilizada en el presente artículo con sólo con carácter académico.

Santiago, junio 2024.