27 de marzo de 2023
Columna: Planifica Tú Proyecto con una Mirada Táctica
En entornos de proyectos adaptativos es necesario transmitir y/o comunicar al equipo del proyecto la meta que se pretende alcanzar de forma oportuna y transparente para todos los implicados. En tal sentido, resulta de gran valor que se consideren algunos instrumentos básicos que permiten garantizar un entendimiento común de la iniciativa y las necesidades de negocio que ella responde.
Al recibir el caso estudio aprobado que previamente se ha validado en términos de alineamiento estratégico y generación de valor para la organización (los resultados claves esperados). El equipo de proyecto debe establecer los lineamientos tácticos necesarios para llevar a cabo la ejecución y materialización de la meta, y de los beneficios planteados. Con el objetivo de evaluar y definir las acciones conjuntas requeridas para abordar los desafíos.
De no contar con dicho documento (caso de estudio), la recomendación es aprovechar las instancias tempranas del proyecto para generarla con los impulsores de la iniciativa.
Es relevante que el equipo mantenga presente el horizonte de tiempo en el que la organización espera lograr materializar la idea inicial. Para ello se toma como base el caso de estudio, para precisar la “visión del proyecto”. La cual describe una visión idealista (meta o planteamiento de lo que es requerido) de la iniciativa de forma precisa.
Para lograr dicho fin, es recomendable realizar una sesión con los involucrados claves (Patrocinador, Gestor de Proyectos, JP, líder técnico y PMO como roles mínimos a considerar) para que en consenso se defina la visión del proyecto que se comunicará.
La idea general es lograr que en dicha sesión se dé respuesta a los siguientes interrogantes (Algunos de ellos posiblemente estén reflejados en el caso de estudio). Los cuales son la base de la argumentación de la visión que se defina a posterior;
- Por qué surge la iniciativa y que tipo de necesidad se cubre. Para definir las metas intermedias que aportarán al resultado final.
- El qué que corresponde a los objetivos declarados, las limitantes del alcance y lo que se excluyó en el caso de estudio.
- Quién o Quiénes son los interesados internos y externos a involucrar en roles claves del proyecto.
- Cuando se prevé entregar los beneficios a la organización. Es decir, el plazo u horizonte a considerar para finalizar el proyecto.
- Dónde se entrega valor. El ámbito de los usuarios y/o clientes finales.
- Cómo se pretende desarrollar el proyecto. Evaluando los esquemas de trabajo y enfoque metodológico a utilizar (método predictivo y el adaptativo)
Con toda la información anterior, el desafío es plasmar; en dos o máximo tres frases, de forma breve el por qué y en que consiste el proyecto. Inspirando a todos los involucrados para obtener su compromiso y apoyo para alcanzar dicha meta.
La descripción que se generé deberá transcribirse en el documento que se tenga en la organización para dar inicio al proyecto. Importante que está sea transmitida y entendida por todos involucrados.
En la imagen N°1 se muestra en resumen lo señalado hasta este punto del articulo.
La segunda herramienta táctica para considerar en la planificación general es “Mapa del Proyecto”, para plasmar los aportes frecuentes de entrega de valor hacia lo organización a medida que se van completando los productos mínimos viables. Pero siendo flexible para adaptarse a cambios en las prioridades de la empresa.
El mapa de proyecto, una representación cronológica idealizada para la entrega de las metas secundarias y principales a desarrollar (alineadas con lo que se pretenden construir). Constituyéndose en un instrumento visible, que permite comunicar de forma transparente el progreso del equipo.
Su implementación puede ser tan sencilla como plasmar en una pizarra las metas como si fueran un viaje por recorrer y con un simple cordón, y una figura cualquiera (motocicleta, auto, animal, superhéroe, etc.). Que resulte divertida.
Dicha figura se va moviendo sobre el cordón en la medida que se vayan logrando los objetivos. o en su defecto también puede construirse a través de una herramienta automática que opera con misma lógica.
Cabe resalta que es clave aprovechar la flexibilidad de esta herramienta para adaptar los detalles que se comunicaran según las necesidades de los interesados. Además, realizar ajuste a lo planteado inicialmente a medida que se obtiene más información y certeza respecto a las metas en línea con el trabajo real que el equipo puede asumir y/o ejecutar en cada incremento.
Ver Figura N°2 en el que se resaltan los elementos esenciales del Mapa del Proyecto.
La tercera herramienta clave en la visión táctica de la planificación, está asociada a la matriz de roles y responsabilidades. Puesto que es necesario y vital separar los ámbitos de producto y proyecto para que, desde esta perspectiva los roles responsables actúen en función de lo que se requerirá de ellos como parte del equipo del proyecto.
La sugerencia es definir Focal Point responsables para validaciones y aprobaciones correspondientes, según sea el caso. Los cuales aportan desde su experiencia y conocimiento, valor añadido al proceso.
Así como también; el definir esquemas de escalamiento para gestionar recursos de apoyo en las áreas de negocio. La premisa es visualizar la creación de los equipos virtuales multidisciplinarios que sean necesarios para que el proyecto pueda ejecutarse de forma exitosa.
En la figura N°3 resume las herramientas tácticas descritas.
Cabe señalar que, en ambientes de proyectos adaptativos, se deben activar de forma tempranas los procesos de asignación de los recursos de acuerdo con los tiempos establecidos en las reuniones preliminares. Así, como también el informar oportunamente los cambios de fechas por ajustes en la priorización del backlog
Al aplicar dichas herramientas permite establecer el enfoque táctico requerido para articular de forma correcta las acciones conjuntas y de apoyo transversal de todas las posibles unidades que directa o indirectamente estén ligadas a cualquier componente de trabajo que se vaya a ejecutar dentro del proyecto.
En últimas permite que los líderes tenga una visión unificada del proyecto, el camino planteado a recorrer, los esquemas de trabajo conjunto y los resultados claves que generarán valor a la organización.
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