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Uno de los desafíos que afrontan las unidades responsables de la ejecución de los proyectos, obedece a la situación en la que uno de sus proyectos evidencia un estado de crisis. Siendo anterior el resultado de la acumulación de diversos síntomas que fueron escalando de tal forma que la incertidumbre, respecto al cumplimiento de lo comprometido en el plan inicial ya no es viable.

Regularmente entre los síntomas iniciales se puede mencionar; el incumplimiento de las listas de comprobación DoR (Definition of Ready) que impactan el inicio de las macro etapas (Del Ciclo de Gestión del Proyecto que se tenga definido en la organización), lo que a su vez termina postergando algunos hitos intermedios y se traduce en reiteradas solicitudes de controles de cambio, o en otros casos debido que no se definió adecuadamente el alcance, etc.…

 

Con todo lo anterior el proyecto, entra en un flujo cíclico de reprocesos y correcciones que finalmente conllevan a que el mismo se encuentre en un estado de crítico, que dependiendo de los plazos y necesidad de las unidades de negocio (entendiéndose que el proyecto sigue siendo válido, y de gran importancia para la materialización de su estrategia). Sera necesario que la unidad responsable focalice todos sus esfuerzos en pro de establecer las acciones necesarias en un plan de recuperación que permita estabilizarlo dentro de los plazos requeridos.

No obstante, cabe mencionar que para proyectos de gran envergadura y que tienen visibilidad hacia los clientes, será necesario que la gestión de crisis en si misma cumpla un flujo más estructurado para gestionarla. Ver más detalle en el siguiente articulo Gestión de Crisis en los Proyectos

Retomando el tema anterior, una vez se tiene certeza de la importancia e implicancias que tiene el proyecto para la organización, se debe preparar con celeridad un plan de recuperación.  Que a diferencia de un proceso de replanificación normal implica ejecutar mitigantes de forma inmediata que apunten a tener un control más riguroso de los avances y en paralelo abordar un ejercicio de retrospectiva que permita entender la causa raíz de los problemas. Para con ello entender que no funcionó en la estrategia y planificación inicial, para evitar repetir las mismas situaciones en el plan de recuperación.

Lo anterior implica dar cuenta de los antecedentes de las problemáticas que se presentaron para construir una línea de tiempo que explique lo sucedido; no buscando señalamientos, si no para detectar las fallas, errores y omisiones que desencadenaron que el proyecto entrará en crisis.

Con el entendimiento anterior, lo siguiente será declarar las medidas mitigadoras que serán ejecutadas como Quick wins, que fortalezcan la gestión y control de los avances, de forma tal que se realicen los escalamientos oportunamente ante cualquier nuevo impedimento. Lo que conlleva a fijar objetivos semanales a ser monitoreados diariamente durante la fase de estabilización.

Luego se hace necesario analizar y plantear propuestas de mejoras que venga a subsanar las debilidades, y errores cometidos. Tanto en el ámbito técnico como de gestión del proyecto. Todo esto para aumentar las probabilidades de éxito del plan de recuperación.

También se hace necesario, tener claridad sobre las consideraciones necesarias que sustentan la adecuada ejecución del plan de recuperación, además de documentar los puntos a revisar con los tomadores de decisión si lo propuesto así lo requiere revisar temas de reasignaciones de recursos o costos adicionales.

Finalmente se debe informar sobre los impactos sobre el proyecto en el dominado triangulo de hierro; alcance, tiempo y costos. Para plantear la estrategia que permita recobrar el control del proyecto. Todo esto dentro de un artefacto definido por la PMO en base al contexto y realidad de los proyectos de la unidad (Con el objetivo que sea estandarizado, este sustentado sobre las buenas prácticas y se acople a la realidad de la unidad).

A continuación, en la imagen uno se resaltan los aspectos relevantes a considerar como; desafíos y factores críticos de éxito en la preparación del plan de recuperación.

En resumen, cuando afrontar la crisis es la única opción, el contar con un procedimiento con sentido de orientación para estructurar adecuadamente un plan de recuperación que permita estabilizar el proyecto, es vital y de gran valor tanto la unidad responsable de la ejecución como para la misma organización dado que se apuesta a aumentar las probabilidades de éxitos al reencausar la ejecución de la iniciativa que apoya los objetivos de negocio.

Especialista en gestión corporativa de proyectos y PMO. Con amplia experiencia en el desarrollo e implementación de equipos de trabajo multidisciplinarios. siendo responsable de establecer; los procesos, herramientas y marcos metodológicos para la gestión integral de portafolio de iniciativas. Además de experiencia en asesoramiento estratégico a empresas; Retail, TELCO y Financieras para el rediseño de los procesos críticos con el fin de definir planes de mejora alineados a sus objetivos de negocio. Alexander Guerrero Pinedo – PMP Consultor OPM | Organizational Project Management