08 de agosto de 2024
Pilares de la Gestión de Programas, Sergio Concha
¡Hola a todos!
En esta columna, quiero revisar, más allá de los estándares, cuáles son los elementos más relevantes para el éxito en la gestión de programas.
Pero primero un poco de contexto:
Un programa es un conjunto de proyectos relacionados, programas subsidiarios y actividades del programa gestionados de una manera coordinada para obtener beneficios que no se lograrían al administrarlos individualmente.
La gestión de programas es la aplicación coordinada de conocimientos, habilidades y principios para lograr objetivos y obtener beneficios y control que no se lograrían al administrar los componentes del programa individualmente. Considera alinear los componentes del programa y los recursos para asegurar que se logren los objetivos del programa, los beneficios sean óptimamente entregados y los riesgos efectivamente gestionados.
A diferencia de la gestión de proyectos, que se enfoca en el alcance, el tiempo y el costo de un producto o servicio específico, la gestión de programas tiene una visión más amplia y a largo plazo de los beneficios que se esperan obtener con el programa.
Se consideran 6 dominios en la gestión efectiva de un programa, los cuales son interdependientes e interrelacionados:
- Alineamiento estratégico
- Gestión de Beneficios
- Compromiso de los stakeholders
- Framework de Gobierno
- Colaboración
- Gestión del Ciclo de Vida.
Factores críticos de éxito.
Los factores críticos de éxito de la gestión de programas son aquellos elementos que, si se cumplen adecuadamente, aumentan la probabilidad de lograr los resultados deseados del programa. Algunos de estos factores son:
- El alineamiento del programa con la estrategia de la organización: el programa debe estar justificado por su contribución al cumplimiento de la misión, la visión y los objetivos estratégicos de la organización. El programa debe tener un sponsor de alto nivel que asegure el apoyo y la asignación de recursos necesarios para su ejecución.
- La definición clara del propósito, el alcance y los beneficios del programa: se debe documentar el porqué, el qué y el para qué del programa, así como los criterios de éxito y los indicadores de medición. Y debe ser aprobado por las partes interesadas clave y comunicado a todos los involucrados en el programa.
- La gestión efectiva de las partes interesadas: se debe identificar, analizar y gestionar las expectativas, necesidades e intereses de las personas u organizaciones que pueden afectar o ser afectadas por el programa. Se debe establecer mecanismos de comunicación, participación y retroalimentación con las partes interesadas, así como gestionar los conflictos y los riesgos que puedan surgir.
- La gestión integrada de los componentes del programa: se debe coordinar y armonizar los proyectos, procesos y actividades que lo conforman, asegurando que se alineen con los objetivos y beneficios del programa. Se debe controlar el desempeño, el cambio y la calidad de los componentes, así como resolver las interdependencias y las prioridades entre ellos.
- La gestión de la transición y la entrega de los beneficios: se debe planificar y ejecutar las acciones necesarias para garantizar que los productos o servicios generados por los componentes del programa sean transferidos efectivamente a los usuarios finales y que se obtengan los beneficios esperados. Se debe monitorear y evaluar el impacto y el valor del programa, así como realizar el cierre y las lecciones aprendidas.
Estos factores críticos de éxito requieren de un enfoque holístico y flexible de la gestión de programas, que considere las distintas dimensiones, niveles y perspectivas que intervienen en un programa. Así, la gestión de programas se convierte en una competencia clave para las organizaciones que quieren lograr sus metas estratégicas en un entorno complejo y cambiante.
Los Pilares del éxito en la Gestión de Programas.
En base a la experiencia de muchos años en la gestión de portafolios, programas y proyectos, con nuestro equipo, hemos identificados 5 pilares que deben estar presentes para el éxito de un programa.
Los 5 Pilares para el éxito de un programa son:
- Gobierno del Programa.
- Gestión del Programa.
- Liderazgo y Compromiso del Equipo.
- Gestión de la Captura de Valor.
- Gestión Integral de Riesgos.
La siguiente figura resume estos pilares.
Por Sergio Concha, PMP®, PSM.
Socio COFRE | Gestión Corporativa de Proyectos.
