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La etapa de transición y entrega hacia la operación es crucial para transferir el producto o servicio a la continuidad del negocio. Esto implica; preparar y planificar en detalle su alcance para que dicho proceso se cumpla adecuadamente.

Siendo necesario identificar y asignar las responsabilidades en los distintos frentes de trabajo para dar acompañamiento al equipo de continuidad, además de garantizar que se cuente con las instancias que se requieren para ejecutar la transferencia de conocimiento a las áreas involucradas para que puedan tomar control en régimen de la mantención del producto y/o servicio desarrollado.

En el ámbito de los proyectos con enfoques Ágiles, esta fase debe adecuarse para mantener el flujo continuo de entregas de los equipos en cada iteración o incremento funcional de los que se esté construyendo (entendiendo que se hace referencia a los MVP que puedan llevarse a un entorno operativo).

Cabe señalar que los errores más comunes que se presentan al abordar esta etapa, se tienen entre otros los siguientes;

• Poca coordinación entre el equipo del proyecto y equipo de continuidad, al no definir los canales de escalamiento y flujo colaborativo para afrontar los problemas que se puedan presentar durante esta fase.
• Falta de comunicación entre los equipos (Proyecto – Operaciones) debido a la poca claridad sobre las responsabilidades y roles necesarios en el traspaso de los entregables.
• Documentación y KT (transferencia de conocimiento) deficientes, que impactan la toma de control del equipo de continuidad al no contar con todos los elementos para entender, manejar y mantener el producto o servicio entregado.
• Planificación Inadecuada sin el detalle requerido para garantizar la transición y entrega en la que se determinen los plazos de acompañamiento de la marcha blanca. Hasta la toma en régimen por parte del equipo de operaciones.
• Poca atención en lograr estabilizar lo antes posible lo entregado y la no entrega de las pautas de continuidad para la mejora continua que garanticen la sustentabilidad del producto o servicio en el tiempo.
• No poner a disposición las lecciones aprendidas durante esta fase para consulta de futuros proyectos como parte de los activos de conocimiento para la organización.

La invitación es que se definan acciones para evitar dichos errores, teniendo como foco generar espacios de comunicación eficiente entre las partes, que apalanque un modelo de trabajo colaborativo y en el que se impulse la cultura de mejora continua tanto para el ámbito de proyecto como de operaciones.

Con todo y lo anterior se pueden implementar las herramientas y técnicas, adecuadas al nivel de madurez de los equipos para favorecer el proceso y aumentar las probabilidades de éxito en los resultados de la fase de entrega. A continuación, se indican algunas de ellas a manera de ejemplo:

• Un gobierno liviano y de respuesta rápida, que integre al equipo de continuidad y el equipo del proyecto. Teniendo por objetivo poder a disposición los recursos necesarios para resolver los problemas que se vayan presentando en el periodo de estabilización
• Contar con entornos virtuales, para dar acceso a la información relevante a medida que avance en el traspaso.
• Seguimiento y control de incidencias con apoyado de herramientas como JIRA o Trello que permite dar transparencia y visibilidad a todos los involucrados sobre la gestión de los Issues que surgen en la marcha blanca. Habiendo previamente definidos los SLA de resolución y matriz de escalamiento para los casos que así lo ameriten
• Aplicar el control de versiones con herramientas automáticas (ejemplo GIT) que facilite la trazabilidad de las versiones de los componentes en ambientes donde el número de piezas de software es significativo y considerando la necesidad de mantener el flujo continuo de entregas en los proyectos con enfoque Ágil. Resulta de gran utilidad.
• Crear Pipelines de flujos automáticos que faciliten el despliegue continuo de los nuevos componentes en ambiente de producción en cada iteración del proyecto. Por tanto, es crucial la participación del equipo de continuidad (para velar que se alinee a la normativa y políticas vigentes en la organización)
• Documentación en línea y flujo de entrega automatizado (Por ejemplo, en Jira), para facilitar la transferencia de los activos generados tanto a los equipos de desarrollo (que pueden beneficiarse de las prácticas empleadas y/o reutilizar código) como al equipo de soporte de la operación (para entendimiento de los componentes)
• Definir las métricas a considerar para dar visibilidad de lo transcurrido a medida que se avanza en la fase de traspaso
• Contar con las instancias de gobierno formal para dar inicio de la etapa de marcha blanca y lo que se espera de los involucrados, y a posterior la instancia de cierre de la fase de traspaso en el que los involucrados claves declaren su conformidad de lo recibido
• Finalmente generar de acuerdo con las necesidades de control y auditoria de cada organización los artefactos necesarios que permitan cubrir dichas variables específicas

 

Cabe anotar que la elección de implementar o no dichas herramientas y técnicas, dependerá entre otros aspectos; al nivel de madurez de los equipos, las características específicas del proyecto y las necesidades internas de la organización.

Ver imagen N°1 donde se muestra un resumen de las herramientas y técnicas.

En resumen, la transición y entrega hacia la operación desde la perspectiva agile implica definir y ejecutar las acciones necesarias para que los productos y/o servicios construidos sean desplegados de forma efectiva transfiriendo el control a los equipos en régimen para su mantención acorde al flujo continuo de entregas de los incrementos mínimos de negocio que se haya definido. Por tanto, es indispensable hacer un traspaso de conocimiento a los involucrados que garanticen los puedan operar y mantener de forma exitosa. En tal sentido las herramientas y técnicas descritas en este articulo facilitaran y aumentaran las probabilidades de éxito

 

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Especialista en gestión corporativa de proyectos y PMO. Con amplia experiencia en el desarrollo e implementación de equipos de trabajo multidisciplinarios. siendo responsable de establecer; los procesos, herramientas y marcos metodológicos para la gestión integral de portafolio de iniciativas. Además de experiencia en asesoramiento estratégico a empresas; Retail, TELCO y Financieras para el rediseño de los procesos críticos con el fin de definir planes de mejora alineados a sus objetivos de negocio Alexander Guerrero Pinedo – PMP Consultor OPM | Organizational Project Management