Noticias

Incorporando la flexibilidad y adaptabilidad que Ofrece los Enfoques Ágiles

En la primera entrega se evidenció el beneficio que aporta la PMO al ciclo de planificación estratégica, con la aportación de herramientas y metodologías idóneas para la implementación del de los programas y/o proyectos alineados a los objetivos del negocio. Garantizando que se ejecuten solo las iniciativas de valor que estén alineadas con la estrategia del negocio.

Esta segunda entrega se centra en analizar los desafíos para incorporar los enfoques agiles en el ciclo de planificación estratégica con el apoyo de la PMO, de forma tal que se desarrolle e implemente un modelo hibrido que combine la estructura de los métodos tradicionales con los valores y principios del enfoque ágil. Para sacar provecho de la flexibilidad y adaptabilidad de la agilidad en la materialización de la estrategia.

Para ello se requiere hacer ciertas adecuaciones teniendo en cuenta las siguientes consideraciones.

Inicialmente en la etapa de formulación de la situación deseada del esquema tradicional, se define la visión y misión, para determinar la dirección hacia donde se quiere llegar a largo plazo. Con el aporte de los enfoques ágiles, la PMO debe propiciar modelo de comunicación en cascada que permita reforzar continuamente la misión y visión en todos los niveles, desde su interacción con los distintos equipos.

Luego en la etapa de análisis de contexto interno y externo. La PMO impulsará flujos de trabajo (instancias de revisión) en la gestión de iniciativas que permitan abordar de forma continua el análisis y adaptación de la estrategia en el menor tiempo posible, para dar respuesta a cambios o nuevas oportunidades que surjan durante la ejecución de las iteraciones.  Generando como resultado una nueva versión de los documentos que se utilizan en el enfoque tradicional (ejemplo Matriz DOFA).

Con todo y lo anterior, bajo el enfoque tradicional con las oportunidades detectadas se definen los objetivos estratégicos en base al criterio SMART, es decir; específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido. En este punto, la PMO actuará como facilitador para desarrollar nuevas capacidades en los equipos para que utilicen nuevas técnicas ágiles como OKRs para dividir dichos objetivos en metas a lograr en la iteración (en base a flujos flexibles de aprobación y la construcción de los artefactos que sean necesarios para el procedimiento) y al mismo tiempo que se realicen ajustes en concordancia con la revisión continua del análisis de contexto.

Posteriormente una vez se tiene claridad de los objetivos en enfoque tradicional se pasa a la formulación de la estrategia. El desafío para esta etapa consistirá en que la PMO asuma el rol de coach para el desarrollo de las habilidades necesarias por parte de los equipos que serán responsables de construir el backlog de las líneas de accionables asociadas a la estrategia. Teniendo como foco que dicho Backlog pueda ser revisado y ajustado en cualquier momento, si algún ítem deja de ser valido y/o se incorporen nuevos accionables (lo cual es propio de los esquemas ágiles). Además de definir las plantillas y herramientas a utilizar para dicho fin.

 

Cabe señalar que lo generado como salida en la fase anterior será el input para la siguiente, que corresponde a la implementación y ejecución de la estrategia. Al llegar a este punto en el esquema tradicional se definen las iniciativas alineadas a los accionables de la estrategia, se evalúan y priorizan, para luego implementarlas manteniendo la estructura rigurosa del enfoque tradicional que permie dar tranquilidad a la alta dirección, y al mismo tiempo se saca provecho de la aportación de los enfoques ágiles. Siendo la PMO la tenga la trazabilidad del cumplimiento de lo definido en los accionables.

Como salida se obtiene la aprobación de proyectos y programas. Iniciando entonces la fase de monitoreo; en la que se mide su progreso bajo un gobierno unificado del portafolio con el apoyo de la PMO.

En este punto el desafío consistirá en que la PMO en conjunto con los Líderes de la agilidad de la organización, fomenten la adopción de principios tales como; la cultura de colaboración, flexibilidad, autonomía, mejora continua, adaptabilidad y trasparencia en la gestión de portafolio para responder a los cambios en el menor tiempo posible, y mejorar la eficiencia en la ejecución de las iniciativas. (Que hacen parte de los beneficios de los enfoques ágiles)

Luego a medida que se vayan cerrando los proyectos. La PMO deberá establecer los flujos adecuados para el traspaso de los nuevos productos y/o servicios a la operación. Desde una perspectiva continua.  

En tal sentido se hace necesario contar con el apoyo de alta dirección para poder implementar esta modelo dada las implicancias a nivel de cultura y estructura organizacional. Además de establecer un punto de equilibrio para mantener una planificación estratégica clara y considerar los aspectos de gestión de conocimiento en el desarrollo de las nuevas capacidades (ver imagen N°1)

 

 

En resumen, con la incorporación de la agilidad al ciclo de planeación estratégica se logra combinar los mejor de los dos enfoques al servicio de las organizaciones, con el objetivo de aumentar el porcentaje de proyectos exitosos que satisfagan necesidades reales de las unidades de negocio y garantizando la captura de valor en el menor tiempo posible, la cual se traduce en la materialización de sus objetivos estratégicos de la organización.

Especialista en gestión corporativa de proyectos y PMO. Con amplia experiencia en el desarrollo e implementación de equipos de trabajo multidisciplinarios. siendo responsable de establecer; los procesos, herramientas y marcos metodológicos para la gestión integral de portafolio de iniciativas. Además de experiencia en asesoramiento estratégico a empresas; Retail, TELCO y Financieras para el rediseño de los procesos críticos con el fin de definir planes de mejora alineados a sus objetivos de negocio. Alexander Guerrero Pinedo – PMP Consultor OPM | Organizational Project Management