30 de abril de 2024
La mejor metodología de Gestión de Proyectos, por Sergio Concha
¡Hola a todos!
Llevo muchos años en el mundo de la Gestión de Proyectos, Programas y Portafolios y la experiencia me ha mostrado lo relevante que es para una organización contar con una metodología robusta y bien usada para gestionar los proyectos.
Contar con dicha metodología es el primer paso en el camino de madurez, todo lo que se haga para mejorar los resultados y obtener el valor esperado de los proyectos, está fundado en esta metodología.
Dicho en simple, esto permite que cada involucrado en la gestión de los proyectos: director de proyectos, equipos, responsables de un programa o un portafolio, oficinas de proyectos, centros de excelencia en gestión de proyectos, clientes, usuarios de los productos, product owners, coaches, etc. cuente con su “maletín de herramientas” para cumplir con su rol eficaz y eficientemente, sin pérdidas de tiempo, sin re-trabajo, sin tener que ponerse a pensar en qué es lo que tengo que hacer en tal o cual situación.
La respuesta a la pregunta: ¿Necesito una metodología? ¡Es un rotundo SI!!!
Pero luego de esta pregunta fundamental, vienen otras: ¿Qué metodología utilizar?, ¿Cuál es la mejor metodología?, ¿Se puede combinar metodologías?
La respuesta es larga, pero trataré de resumirla.
¿Qué metodología utilizar?
¡Cualquiera!!
La que más se ajuste a la realidad y necesidades de la organización. Ojalá una metodología basada en estándares y probada, y obviamente, “configurada” para la realidad de la organización. La idea no es inventar la rueda y aprovechar la experiencia, con los aciertos y errores de otros.
Quisiera detenerme en un tema que también ha sido candente los últimos años, y es la pregunta ¿Tradicional o ágil?
Creo que la pregunta no es correcta, cada cual tiene ventajas y desventajas dependiendo del tipo de proyecto y la organización en la que se lleva a cabo. Elegir una u otra, o una combinación, como indico más adelante, es parte de las opciones. Son complementarias más que alternativas. Pueden convivir en un mismo proyecto o programa.
¿Cuál es la mejor metodología?
¡Ninguna!!
Ninguna metodología es mejor que otra per se y cualquier metodología es adecuada. Lo importante es que cumpla con las necesidades de la organización y pueda ir evolucionando con ésta. Es cierto, estoy siendo simplista, pero recuerden que mientras más simple, mejor.
¿Se puede combinar metodologías?
¡Por supuesto que sí!!
La combinación de metodologías es una práctica común y puede ser altamente beneficiosa para las organizaciones.
Y esto es lo más interesante. Se puede armar una especie de rompecabezas, y usar lo mejor de cada metodología estándar. De acuerdo con las necesidades y características de la organización y de cada proyecto.
Me voy a poner un poco técnico, para fundamentar la afirmación anterior.
Aquí hay algunas formas en que se puede aprovechar lo mejor de diferentes metodologías:
- Híbrido Ágil-Waterfall:
- Combina la flexibilidad del enfoque ágil con la estructura del modelo de cascada.
- Utiliza iteraciones ágiles para el desarrollo y la adaptación a cambios, pero también sigue un plan general más secuencial.
- Ideal para proyectos que requieren un equilibrio entre flexibilidad y control.
- Scrum con Elementos Lean:
- Adopta Scrum como marco principal, pero incorpora principios Lean para eliminar el desperdicio y optimizar procesos.
- Realiza retrospectivas regulares para mejorar continuamente.
- Kanban con Enfoque Ágil:
- Kanban se centra en la visualización del flujo de trabajo y la limitación del trabajo en curso.
- Combina Kanban con prácticas ágiles como sprints o entregas incrementales.
Probablemente, estén pensando que hay muchas más formas de combinar metodologías y efectivamente es así. Recuerda que no existe una solución única para todas las organizaciones. La clave está en ser flexible, aprender de la experiencia y ajustar el enfoque según las necesidades cambiantes.
Todo lo anterior es válido en el contexto de la gestión de los proyectos y programas. Pero ¿qué pasa cuando pensamos en la gestión del portafolio?
También se puede combinar metodologías.
La mirada integrada del estado del portafolio es crucial para una gestión efectiva de proyectos a nivel corporativo. Aquí hay algunas estrategias para lograrlo al combinar metodologías:
- Tablero de Control Unificado:
- Crea un tablero de control que muestre el estado de todos los proyectos en el portafolio.
- Incluye indicadores clave como el progreso, el presupuesto, los riesgos y los hitos.
- Actualiza este tablero regularmente y compártelo con los interesados.
- Reuniones de Revisión del Portafolio:
- Realiza reuniones periódicas para revisar el estado del portafolio.
- Invita a los líderes de proyecto y a los interesados clave.
- Discute los avances, los problemas y las oportunidades de mejora.
- Gestión de Riesgos Corporativos:
- Implementa una estrategia de gestión de riesgos a nivel corporativo.
- Identifica riesgos comunes en el portafolio y establece planes de mitigación.
- Comparte las lecciones aprendidas entre los proyectos.
- Estándares y Plantillas Comunes:
- Define estándares y plantillas para la documentación de proyectos.
- Esto incluye la estructura de los planes de proyecto, los informes de estado y otros documentos relevantes.
- Facilita la comparación y la comprensión del estado del portafolio.
- Evaluación de Beneficios:
- Evalúa regularmente los beneficios esperados de cada proyecto.
- Compara los beneficios reales con los previstos y ajusta según sea necesario.
- Esto ayuda a mantener el enfoque en los objetivos estratégicos.
- Comunicación Transparente:
- Fomenta la comunicación abierta entre los equipos de proyecto.
- Comparte información sobre los recursos, los plazos y los cambios.
- Esto ayuda a evitar sorpresas y a mantener a todos informados.
- Herramientas de Software Integradas:
- Utiliza herramientas de software que permitan la integración de datos de múltiples proyectos.
- Algunas opciones incluyen Jira, Microsoft Project y herramientas específicas de gestión de portafolios.
En resumen, la mirada integrada del estado del portafolio requiere una combinación de enfoques, herramientas y comunicación efectiva. Adaptar estas estrategias a las necesidades específicas de tu organización te ayudará a mantener un control completo y una visión clara del estado de tus proyectos.
