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La gestión de programas permite implementar y desplegar un conjunto de proyectos enfocados a desarrollar y entregar capacidades (productos y/o servicios) que fueron comprometidas a la organización en un caso de negocio.

 

Debe entenderse que, en el ámbito de la gestión de Programas, los productos finales corresponden a los beneficios esperados por la alta dirección en la medida que se vayan cerrando sus componentes.

 

Este último aspecto cobra relevancia, dado que la gestión de beneficios es uno de los pilares fundamentales a la hora de tomar decisiones a medida que se avanza en la construcción de las capacidades comprometidas (beneficios) por el programa.

 

Así mismo la gestión de beneficios a través de programas de proyectos permite administrar de mejor forma los costos y establecer una coordinación integrada del grupo de proyectos que lo conforman, por tanto, la resolución de los conflictos se hace teniendo en cuenta una visión transversal en la que se vela por los intereses de la organización, entre otras ventajas del modelo.

 

Sin embargo, para lograr obtener los resultados esperados es necesario que se cubran ciertos aspectos para una adecuada gestión de los beneficios. A continuación, se mencionan algunos de ellos:

 

• La definición de funciones y responsabilidades de los involucrados que tengan autoridad respecto a cómo se aborda la materialización de los objetivos.
• Contar con procesos estructurados de conexión hacia la organización impulsados por la PMO del Programa, ya que la gestión de beneficio se apalanca con cifras económica del retorno de la inversión.
• Un modelo de gobierno acorde a la dimensión del programa que tenga foco en la visión del caso de negocio que lo respalda.
• Un marco metodológico sustentado en las buenas prácticas, respecto a cómo articular y ejecutar sus componentes.

 

La gestión de beneficios se constituye en una de las responsabilidades claves del Program Manager, el cual se apoya en la PMO del Programa como actores relevantes para custodiar los alcances comprometidos por cada uno de los proyectos. Que, a su vez, permiten habilitar hacia la organización los beneficios esperados.

 

Para lograr los beneficios propuestos en el caso de negocio es necesario que dentro de la gestión se consideren algunos elementos claves, los cuales se indican en la siguiente imagen:

Como se puede observar en la imagen, el proceso para la gestión de los beneficios debe considerar ciertos elementos básicos para garantizar que lo propuesto en el caso de negocio se materialice a medida que los componentes del Programa vayan liberando capacidades (Productos y/o beneficios) a la organización.

Cabe anotar que el esquema propuesto es referencial, por tanto, el flujo que se implemente en cada empresa estará sujeta al nivel de madurez en gestión corporativa de proyectos los equipos de la organización.

Pero es relevante que, con las etapas que se definan, se logre establecer un flujo adecuado para dar visibilidad de los avances y que permita medir los resultados, que se vayan obteniendo a medida que se ejecutan los componentes del programa.

Se debe tener presente que el Program Manager es responsable de asegurar que el programa se mantenga alineado con el caso de Negocio y la PMO del Programa, actuaría como actor neutral que define el marco de metodológico acorde la dimensión de este para su ejecución, además entregar una visión imparcial respecto al avance integrado del plan de beneficios comprometido.

En resumen, la gestión de beneficios es clave para la administración de los Programas. En tal sentido es necesario establecer los procesos que se requieran dentro del modelo gobierno para gestionarlos de forma adecuado, dentro de un flujo en el que se aborden por lo menos las fases de definición, construcción, habilitación de los beneficios comprometidos.

Segunda Parte

 

Especialista en gestión corporativa de proyectos y PMO. Con amplia experiencia en el desarrollo e implementación de equipos de trabajo multidisciplinarios. siendo responsable de establecer; los procesos, herramientas y marcos metodológicos para la gestión integral de portafolio de iniciativas. Además de experiencia en asesoramiento estratégico a empresas; Retail, TELCO y Financieras para el rediseño de los procesos críticos con el fin de definir planes de mejora alineados a sus objetivos de negocio

Alexander Guerrero Pinedo – PMP

Consultor OPM | Organizational Project Management