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Tengo un pastor Belga Malinois llamado Loki. Es un perro increíblemente activo, por lo que tengo la costumbre de sacarlo a pasear dos veces al día, 40 minutos en la mañana y 40 minutos en la tarde. Mientras Loki corre desenfrenado dentro del canil, aprovecho ese tiempo para hacer ejercicio en las máquinas que están al costado. Particularmente, uso una máquina elíptica que, curiosamente, siempre tiene el mismo movimiento... pero que, al utilizarla, me permite elegir si me ejercito caminando hacia adelante o hacia atrás. Sin embargo, si alguien me observa desde fuera, el movimiento parece exactamente el mismo en ambos sentidos.

Este curioso fenómeno es una metáfora perfecta para lo que ocurre en la gestión de proyectos y programas. Muchas veces, los project managers sienten que están avanzando, que están invirtiendo esfuerzo y energía en su trabajo, pero en realidad, si no hay una alineación con la estrategia organizacional, pueden estar yendo en dirección contraria a los objetivos empresariales.

La Importancia de la Alineación Estratégica

La alineación estratégica de proyectos y programas es clave para garantizar que los esfuerzos individuales y colectivos generen un impacto real en la organización. No basta con ejecutar proyectos de manera eficiente; es fundamental que estos proyectos contribuyan al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa. Aquí es donde cobra relevancia el rol del Program Manager o de una PMO estratégica, ya que proporcionan la guía necesaria para asegurar que los proyectos y programas estén alineados con la visión global de la organización.

La Importancia de los Beneficios en la Organización

Los beneficios son el valor tangible e intangible que las organizaciones buscan obtener a través de la ejecución de proyectos y programas. Su gestión adecuada permite garantizar que los esfuerzos realizados realmente impacten en los objetivos estratégicos.

El ciclo de vida de los beneficios incluye:

1. Identificación: Determinar qué beneficios se esperan obtener de un proyecto o programa.
2. Definición: Cuantificar y cualificar los beneficios esperados.
3. Planificación: Diseñar la forma en que se alcanzarán los beneficios y su monitoreo.
4. Realización: Implementación de los proyectos/programas y captura de beneficios.
5. Sostenibilidad: Asegurar que los beneficios obtenidos se mantengan en el tiempo.

Los beneficios deben estar alineados con los objetivos estratégicos y ser gestionados dentro de los programas y portafolios, asegurando que la organización maximice el retorno sobre sus inversiones en proyectos.

Diferencias entre Project Manager y Program Manager

Los roles de Project Manager y Program Manager son complementarios dentro de la gestión de proyectos y programas. Un Project Manager es un profesional con experiencia en la ejecución de proyectos individuales, asegurando que se cumplan los objetivos de alcance, tiempo y costo. Por otro lado, un Program Manager es un profesional senior que supervisa múltiples proyectos interrelacionados, asegurando que en conjunto generen beneficios alineados con la estrategia organizacional.

Además de coordinar proyectos interrelacionados, el Program Manager desempeña un rol clave en la gestión de beneficios estratégicos. No solo supervisa la ejecución de múltiples proyectos, sino que también garantiza que estos generen valor y alineen sus resultados con los objetivos empresariales. A diferencia de un Project Manager, cuya responsabilidad se centra en la entrega de un producto o servicio dentro de los parámetros de alcance, tiempo y costo, el Program Manager debe evaluar constantemente si los beneficios esperados se están materializando y si es necesario ajustar el enfoque estratégico para maximizar el retorno de inversión. Esta visión holística permite que los programas se mantengan alineados con la estrategia organizacional y generen un impacto sostenible a largo plazo.

El Project Management Institute (PMI), la organización no gubernamental más prestigiosa en Project Management a nivel mundial, otorga certificaciones que avalan la experiencia y conocimientos en estos roles. Las certificaciones se distinguen de la siguiente manera:

Comparación entre Project Manager y Program Manager

Característica	Project Manager	Program Manager
Enfoque	Gestión de un solo proyecto.	Gestión de múltiples proyectos interrelacionados.
Objetivo	Entregar un producto o resultado específico.	Asegurar la entrega de beneficios a través de varios proyectos.
Responsabilidad	Planificación, ejecución y control del proyecto.	Coordinación estratégica de proyectos para maximizar sinergias.
Interacción con Stakeholders	Manejo de partes interesadas específicas del proyecto.	Manejo de múltiples stakeholders con impacto en toda la organización.
Nivel de estudio	Licenciatura en ingeniería, administración u otros campos afines.	Licenciatura con experiencia consolidada en gestión de proyectos.

Certificaciones del PMI®

Certificación	Descripción	Requisitos
PMP® (Project Management Professional)	Certificación para Project Managers que avala su capacidad en dirección de proyectos bajo estándares internacionales.	Licenciatura con 36 meses de experiencia en dirección de proyectos o educación secundaria con 60 meses de experiencia en dirección de proyectos, 35 horas de formación en gestión de proyectos o certificación CAPM®.
PgMP® (Program Management Professional)	Certificación para Program Managers que avala la capacidad de gestionar múltiples proyectos estratégicamente.	Licenciatura con 6.000 horas de experiencia en dirección de programas o educación secundaria con 10.500 horas de experiencia en dirección de programas, evaluación de panel de expertos.

La Importancia de la PMO y los Program Managers

Las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) y los Program Managers desempeñan un rol esencial en la alineación de la estrategia empresarial con la ejecución de proyectos y programas. Su importancia radica en los siguientes aspectos:

1. Coherencia estratégica: Aseguran que los proyectos y programas contribuyan directamente a los objetivos organizacionales.
2. Optimización de recursos: Mejoran la asignación y priorización de recursos, minimizando el desperdicio y maximizando el retorno de inversión.
3. Gestión del riesgo: Facilitan la identificación, análisis y mitigación de riesgos dentro del portafolio de proyectos.
4. Gobernanza y control: Implementan metodologías y estándares para garantizar la ejecución efectiva y el cumplimiento de los objetivos.
5. Estandarización de procesos: Crean marcos de trabajo uniformes que permiten la mejora continua en la gestión de proyectos y programas. Además, establecen criterios de medición estandarizados que permiten comparar el desempeño de distintos proyectos y programas, facilitando la toma de decisiones basadas en datos objetivos y asegurando la alineación con las prioridades estratégicas de la organización.

Las PMO pueden adoptar diferentes enfoques según el nivel de control y apoyo que brindan a la organización. Existen tres tipos principales de PMO, cada una con un rol específico en la alineación estratégica de proyectos y programas:

1. PMO de Soporte: Brinda asesoría, plantillas y mejores prácticas, pero sin imponer metodologías rígidas. Es ideal para organizaciones con una cultura de gestión de proyectos descentralizada.
2. PMO de Control: Supervisa el cumplimiento de metodologías y estándares, asegurando que los proyectos sigan procesos definidos. Proporciona auditorías y reportes periódicos.
3. PMO Directiva o Estratégica: Tiene autoridad sobre los proyectos y programas de la organización. Toma decisiones estratégicas y asigna recursos, asegurando un alineamiento total con los objetivos organizacionales.

La elección del tipo de PMO dependerá del grado de madurez en gestión de proyectos de la organización y de cuánto control se requiere para garantizar la alineación estratégica.

Los Program Managers, al supervisar múltiples proyectos interrelacionados, actúan como facilitadores clave en la entrega de beneficios organizacionales. Su labor es conectar los esfuerzos individuales de los Project Managers con la visión estratégica de la empresa, promoviendo la sinergia y la colaboración entre equipos.

Diferencias y relación entre Proyectos, Programas y Portafolios

Un proyecto es un esfuerzo temporal con el objetivo de entregar un producto, servicio o resultado único. Un programa es un conjunto de proyectos interrelacionados que, al gestionarse de manera coordinada, generan beneficios adicionales. Finalmente, un portafolio es la agrupación de programas y proyectos alineados con los objetivos estratégicos de la organización, priorizando y optimizando la inversión de recursos.

Comparación entre Proyectos, Programas y Portafolios

Característica	Proyectos	Programas	Portafolios
Definición	Esfuerzo temporal para entregar un producto, servicio o resultado único.	Grupo de proyectos relacionados para maximizar beneficios.	Conjunto de programas y proyectos alineados con la estrategia organizacional.
Objetivo	Entregar un resultado específico.	Generar sinergias entre proyectos.	Alinear inversiones con la estrategia empresarial.
Enfoque	Eficiencia en la ejecución.	Coordinación y optimización de beneficios.	Priorización y toma de decisiones estratégicas.
Responsable	Project Manager.	Program Manager.	Portfolio Manager.
Alcance	Limitado al resultado del proyecto.	Coordinado entre múltiples proyectos.	Gestión estratégica de múltiples iniciativas.
Medición de éxito	Cumplimiento del alcance, tiempo y costo.	Valor entregado en conjunto.	Contribución al cumplimiento de la estrategia.
Duración típica	Corto o mediano plazo (semanas a meses).	Mediano o largo plazo (meses a años).	Largo plazo y continuo.

Conclusión

La alineación estratégica es un pilar fundamental en la gestión de proyectos, programas y portafolios. Sin una visión clara y una ejecución estructurada, los esfuerzos individuales pueden dispersarse, reduciendo el impacto real sobre los objetivos organizacionales.

La obtención de beneficios tangibles e intangibles es el verdadero propósito detrás de cada iniciativa empresarial. Para garantizar que estos beneficios sean alcanzados de manera efectiva, se requiere una supervisión constante y un marco de gobernanza sólido. En este contexto, una PMO estratégica y la figura del Program Manager juegan un papel insustituible.

Volviendo a la metáfora inicial, si bien el esfuerzo es necesario, es la dirección correcta la que define el éxito. Sin una estructura de apoyo, la gestión de beneficios y la alineación con la estrategia organizacional se convierten en un desafío insostenible. No se trata solo de moverse, sino de moverse hacia donde realmente importa.

 

Referencias

1. PMI (2021). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Seventh Edition. Project Management Institute. ISBN 978-1-62825-664-2.
2. PMI (2023). Process Groups: A Practice Guide. Project Management Institute. ISBN 978-1-62825-667-3.
3. PMI (2019). Benefits Realization Management: A Practice Guide. Project Management Institute. ISBN 978-1-62825-572-0.
4. PMI (2017). The Standard for Portfolio Management – Fourth Edition. Project Management Institute. ISBN 978-1-62825-204-0.
5. PMI (2021). The Standard for Program Management – Fourth Edition. Project Management Institute. ISBN 978-1-62825-191-3.
6. PMI (2024). Risk Management in Portfolios, Programs, and Projects: A Practice Guide - First Edition. Project Management Institute. ISBN 978-1-62825-849-3.
7. Fraser, J. R. S., Quail, R., & Simkins, B. (2021). Enterprise Risk Management (2nd ed.). ISBN 978-1-119-75941-0.