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¡Hola a todos!

La Consultoría como la entendíamos hace algunos años ya no existe. Hoy lo que las organizaciones esperan son soluciones concretas a sus desafíos. Y cuando se trata de una capacidad crítica como lo es la gestión de portafolios, se torna más relevante aún. Ya que, como le he planteado en muchas ocasiones, el futuro de la organización está definido por su portafolio estratégico de proyectos y su adecuada gestión es clave para materializar la estrategia organizacional.

En esta ocasión, quiero presentarles brevemente cómo abordar el Diseño y Digitalización del Modelo para la Gestión del Portafolio de Proyectos.

Diseño del Modelo para la Gestión del Portafolio de Proyectos.

Tal como lo presenté en mi columna anterior, un Modelo para la Gestión del Portafolio de Proyectos detalla las fases esenciales que recorren las iniciativas dentro del portafolio, desde su concepción hasta su culminación.

Estas fases abarcan la identificación, evaluación, priorización, implementación, captura de valor y cierre de las iniciativas. Este enfoque garantiza una ejecución ordenada y eficiente de los proyectos, facilitando la toma de decisiones informadas en cada etapa del proceso.

El ciclo de vida de las iniciativas dentro del modelo de gestión de portafolio sigue una serie de fases que permiten gestionar las iniciativas de manera estructurada y alineada con los objetivos estratégicos.

Este ciclo permite que el portafolio se gestione de manera continua, facilitando la optimización de recursos y asegurando que las iniciativas de mayor valor reciban la atención y recursos necesarios.

Además, el modelo permite un monitoreo constante para realizar ajustes en tiempo real y maximizar el impacto de cada iniciativa dentro del portafolio.

La siguiente figura representa el modelo de gestión de portafolios de 4 fases:

Fase 1: Postulación & Pre-Evaluación

• Es la puerta de entrada de las iniciativas al portafolio estratégico. 

 

• En esta fase, se registran y pre-evalúan las ideas, necesidades u oportunidades identificadas por el solicitante, con el fin de determinar si ameritan una evaluación más detallada.

 

• El líder de la iniciativa completa un formulario de postulación que proporciona información fundamental sobre la propuesta. Este formulario incluye detalles clave que permitirán revisar y evaluar la iniciativa de manera efectiva.

Entre la información que debe incluirse en este formulario se encuentran:

- Descripción de la Iniciativa: Un resumen claro y conciso que explique el propósito y los objetivos de la propuesta.

- Justificación de la Iniciativa: Argumentos que respalden la necesidad de la propuesta, destacando su alineación con los pilares estratégicos.

- Objetivos: Definición de los objetivos específicos que se buscan alcanzar que permitirán medir el éxito de la iniciativa.

- Recursos Necesarios: Identificación de los recursos humanos y materiales que se requieren para llevar a cabo la iniciativa.

 

• Se aplican criterios específicos para filtrar las iniciativas, garantizando que solo aquellas que cumplen con la definición de proyectos estratégicos, pasen a una evaluación más profunda. Este proceso optimiza el uso de los recursos de la organización, enfocando el esfuerzo en las iniciativas que realmente tienen el potencial de generan valor.

 

• Se revisará la información presentada y tendrá una evaluación preliminar sobre si la iniciativa puede ser incluida o no en el portafolio estratégico.

 

Fase 2: Evaluación.

• En esta fase, el líder de la iniciativa prepara un Caso de Negocio en el que se definen los compromisos de valor y el plan de implementación de la iniciativa.

 

• Se recopilan los elementos clave de cada Caso de Negocio y se organizan para evaluar su alineación con los objetivos estratégicos de la empresa.

 

• Cada propuesta es analizada y priorizada en función de su impacto potencial en la organización.

 

• El resultado de esta evaluación es presentado para su análisis y resolución respecto de si se continúa adelante en el proceso, priorizando las iniciativas de acuerdo a su impacto y alineamiento y las capacidades de ejecución de la organización.

 

• Durante esta fase, se toman decisiones fundamentadas sobre la viabilidad y prioridad de cada iniciativa como proyecto, considerando los recursos y capacidades necesarios para su ejecución.

 

Fase 3: Ejecución y Entrega de Valor.

• Los proyectos se ejecutarán utilizando una metodología de gestión de proyectos adecuada a las características específicas de cada iniciativa.

 

• La coordinación y supervisión de la ejecución del proyecto recaerán en el Líder del Proyecto, quien será responsable de reportar regularmente el estado, rendimiento y generación de valor, así como de gestionar los riesgos identificados durante la implementación.

 

• En caso de que la iniciativa no esté cumpliendo con los resultados esperados, el Líder del Proyecto deberá proponer medidas correctivas. Este informe incluirá un estado de avance que detalle las medidas propuestas, los objetivos en relación con los compromisos de valor establecidos y los recursos asignados para la ejecución del proyecto.

 

• Se monitorea y controla el portafolio a nivel de su alineación con los pilares estratégicos, los objetivos de valor comprometidos y los recursos entregados para la evaluación e implementación de proyectos.

 

• Este enfoque permite facilitar la toma de decisiones sobre ajustes necesarios, reasignación de recursos o modificaciones en la composición del portafolio, asegurando que cada iniciativa esté orientada hacia la generación de valor y el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

 

Fase 4: Operación y Aseguramiento de Valor.

• Esta fase se centra en garantizar que los beneficios y resultados esperados de la iniciativa se cumplan, evaluando su impacto real en la organización y en la consecución de los objetivos estratégicos.

 

• Al cerrar el ciclo iniciado por una oportunidad o necesidad, se realiza una verificación exhaustiva para determinar si la inversión de tiempo, recursos y esfuerzo ha generado los beneficios previstos y documentados en la fase de Evaluación. Este proceso es fundamental para asegurar que se haya logrado el valor planeado para el portafolio.

 

• Se lleva a cabo una revisión sistemática de los resultados alcanzados en comparación con los objetivos de valor establecidos. Esto incluye el análisis de indicadores de rendimiento (KRs) definidos en el Caso de Negocio.

 

• En caso de que se identifique que no se están generando los compromisos de valor esperados, se solicitará al Líder de la Iniciativa llevar a cabo un diagnóstico de las causas subyacentes.

 

• Si es necesario, el Líder de la Iniciativa propondrá acciones correctivas o ajustes en la estrategia de ejecución para abordar las desviaciones y asegurar que se alcancen los resultados esperados. Esto puede incluir la re-evaluación de los KRs, la redistribución de recursos o el rediseño de procesos asociados a la iniciativa.

 

• Finalmente, una vez que se complete la medición de los resultados de valor de la iniciativa, se generará un informe de cierre que documentará las lecciones aprendidas, las mejores prácticas y las recomendaciones para futuras iniciativas.

 

 

Digitalización del Modelo para la Gestión del Portafolio de Proyectos.

Todo lo anterior creo que es conceptualmente muy claro, pero el desafío está en hacer que este modelo “actúe” y ahí es donde hablamos de la Digitalización del modelo.

Esta digitalización se materializa con la construcción de un “playbook” que define el modelo y las formas de trabajo.

Este playbook es el marco de trabajo que guiará la identificación, categorización, evaluación, selección, priorización, y ejecución de proyectos, así como la medición y verificación de los beneficios generados y los resultados alcanzados dentro del Portafolio de la organización.

 

El contenido de este playbook, se resume en la siguiente lista:

1. Introducción y Contexto del Modelo
2. Fases y Roles del Modelo Integral de Gestión del Portafolio

2.1 Descripción de las Fases

2.2 Roles clave en la gestión del portafolio

3. Macroprocesos del Modelo Integral

3.1 Fase de Postulación y Pre-evaluación

3.2 Fase de Evaluación

3.3 Fase de Ejecución y Entrega de Valor

3.4 Fase de Operación y Aseguramiento de Valor

4. Artefactos del Modelo.

4.1 Plantillas Estandarizadas

4.2 Herramientas de Soporte

5. Gestión de las Iniciativas

5.1 Estados de las Iniciativas

5.2 Procedimientos del Modelo Integral

6. Reportes de Portafolio

6.1 Dashboards

6.2 Vistas

7. Gestión de la Captura y Medición de Valor

7.1 Estados de Captura de Valor

7.2 Artefactos de Captura y Medición de Valor

7.3 Procedimientos de Captura y Medición

 

Y este playbook debe ser complementado con otros soportes:

1. Conceptos
2. Definiciones fundamentales
3. Modelo de gobierno
4. Aprendizaje

 

Y la digitalización propiamente tal, consiste en que todos los modelos, definiciones, procesos, reportes, plantillas, etc. son registros en un ambiente digitalizado y colaborativo.

Para el portafolio:

1. Base de iniciativas
2. Registro de decisiones
3. Metas de captura de valor
4. Planes de captura de valor
5. Valores reales de captura de valor
6. Equivalencias de monedas.

Para el Alineamiento estratégico (Mapa de Valor):

1. Pilares estratégicos
2. Objetivos estratégicos
3. OKRs

Definiciones de la organización:

1. Empresas
2. Estructura organizacional de cada empresa
3. Definición de portafolios
4. Definición de Comités.