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Introducción

En el ámbito de la gestión de proyectos, programas y operaciones, contar con claridad en los roles y responsabilidades es fundamental para el éxito. Una de las herramientas más utilizadas para esta tarea es la matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Sin embargo, al traducir estos conceptos al español, surgen confusiones, particularmente entre los términos "Responsible" y "Accountable", que se traducen comúnmente como "responsable", lo que puede llevar a interpretaciones erróneas y a la falta de claridad en las responsabilidades dentro de las organizaciones. Este artículo explora estos desafíos y propone una solución adaptada: la matriz RECIA.

1. El Problema de la Traducción en la Matriz RACI

La matriz RACI es ampliamente aceptada en el mundo de la gestión de proyectos por su simplicidad y efectividad. Sin embargo, en su aplicación en países hispanohablantes, se encuentra con un obstáculo: los términos "Responsible" y "Accountable" se traducen ambos como "responsable", generando confusión en cuanto a quién debe ejecutar la tarea y quién tiene la responsabilidad final ante la organización.

En entornos organizacionales complejos, especialmente en grandes empresas con múltiples niveles jerárquicos, esta ambigüedad puede tener repercusiones significativas, como demoras en la toma de decisiones, falta de rendición de cuentas y duplicidad de esfuerzos.

2. Introducción de la Matriz RECIA: Una Solución Adaptada

Para abordar este problema, propongo una adaptación llamada RECIA, diseñada para clarificar roles y responsabilidades en contextos hispanohablantes y que incorpora un componente adicional para organizaciones más grandes y complejas.

2.1. Definición de la Matriz RECIA

La matriz RECIA se compone de cinco elementos, cada uno con un rol específico:

• R (Responsable): Es la persona que tiene la autoridad final y toma decisiones en la actividad o tarea. Este rol equivale a "Accountable" en inglés y es crucial que solo haya una persona designada para esta función, garantizando así claridad en la rendición de cuentas.
• E (Ejecutor): Este es quien lleva a cabo la tarea o actividad siguiendo las instrucciones del responsable. El "Ejecutor" es, en esencia, el equivalente al "Responsible" en inglés, pero con una denominación que evita la ambigüedad.
• C (Consultado): Personas o grupos que deben ser consultados para ofrecer información o experiencia que sea clave para la toma de decisiones y ejecución de la tarea.
• I (Informado): Aquellos que deben ser mantenidos al tanto del progreso o resultado de la actividad, sin tener un rol activo en la toma de decisiones.
• A (Apoyo): Este elemento adicional se incluye para identificar a las personas o áreas que, sin ser responsables ni ejecutores, deben proporcionar apoyo transversal. En grandes organizaciones, muchas tareas dependen de estos apoyos, que pueden ser técnicos, logísticos o administrativos.

3. Ventajas y Beneficios de la Matriz RECIA

3.1. Claridad y Rendición de Cuentas

La matriz RECIA permite una asignación clara de responsabilidades, eliminando la ambigüedad en la traducción. Al tener un solo "Responsable" final por tarea o actividad, se asegura que la autoridad y la rendición de cuentas estén claramente definidas, lo que facilita la toma de decisiones y la asignación de recursos.

3.2. Inclusión del Apoyo Transversal

La adición del rol de "Apoyo" responde a una necesidad real en organizaciones grandes, donde las actividades a menudo requieren el respaldo de diferentes áreas o especialistas. Este enfoque se inspira en la planificación militar de la OTAN, donde se establece claramente quién es el mando que debe ser apoyado y quién es el responsable de proporcionar ese apoyo. De la correcta ejecución de estas responsabilidades depende, en muchas ocasiones, el éxito de una operación. La aplicación de este principio en la matriz RECIA asegura que en entornos organizacionales se identifiquen y formalicen estas responsabilidades de manera clara, minimizando la dependencia de factores no controlados y optimizando el uso de recursos.

3.3. Fomentar la Responsabilidad Individual y Mejores Prácticas

Para garantizar la efectividad de la matriz, es fundamental seguir ciertas mejores prácticas:

• Incluir nombres específicos y no organizaciones: Esto asegura una responsabilidad individual clara y refuerza el sentido de compromiso personal en cada actividad, mejorando así la ejecución de las tareas y la rendición de cuentas.
• Un solo Responsable por Actividad: Tanto en la matriz RECIA como en RACI, solo una persona debe tener la responsabilidad final de la actividad. Esto se debe a la experiencia observada en mis más de 30 años de carrera y la de muchos consultores en diversas industrias globalmente, quienes han comprobado que esta práctica garantiza la claridad y efectividad en la gestión.

4. Implementación Práctica de la Matriz RECIA

La implementación de RECIA en una organización puede llevarse a cabo en tres pasos clave:

4.1. Definición de las Actividades y Responsables

En primer lugar, es crucial definir las actividades específicas del proyecto o programa y asignar claramente a una persona como "Responsable" final. Esta asignación debe tener en cuenta la estructura jerárquica de la organización y asegurar que el responsable tenga la autoridad para tomar decisiones.

4.2. Asignación de Ejecutores y Soporte

Una vez definido el responsable, se identifican los ejecutores, quienes deben estar capacitados para llevar a cabo la actividad bajo las instrucciones del responsable. Adicionalmente, se debe identificar a aquellos que proporcionarán el apoyo necesario y garantizar que estas áreas o individuos estén alineados con los objetivos del proyecto.

4.3. Mantenimiento de la Comunicación (Consultados e Informados)

Finalmente, es importante definir quiénes serán consultados para obtener información relevante y quiénes deben ser informados sobre el avance y los resultados. La comunicación clara y oportuna con estos actores clave es fundamental para el éxito del proyecto.

5. Ejemplo de Aplicación: Ejecución de un Plan de Capacitación

Supongamos que una organización está implementando un plan de capacitación para mejorar las habilidades técnicas de su equipo. En este caso:

• Responsable: El gerente de recursos humanos es el "Responsable" final del proyecto de capacitación, tomando decisiones estratégicas y asegurándose de que el plan se alinee con los objetivos de la empresa.
• Ejecutor: Un coordinador de capacitación es el "Ejecutor", encargado de organizar las sesiones, coordinar a los instructores y gestionar la logística necesaria para la implementación efectiva del programa.
• Consultado: Los jefes de departamento se consultan para definir las necesidades específicas de capacitación de sus equipos y validar el contenido de los cursos.
• Informado: La alta dirección y otros stakeholders clave que deben estar al tanto del progreso y los resultados de la capacitación para evaluar su efectividad.
• Apoyo: El equipo de TI proporciona soporte para las plataformas en línea usadas en las sesiones de capacitación virtual, asegurando que todo funcione correctamente y que los asistentes puedan acceder sin problemas.

6. Conclusión

La matriz RECIA es una herramienta poderosa que se adapta a las necesidades específicas de las organizaciones hispanohablantes, proporcionando claridad y estructura en la asignación de roles y responsabilidades. Al diferenciar claramente entre "Responsable" y "Ejecutor", añadir el elemento de "Apoyo" y aplicar principios aprendidos de la planificación militar de la OTAN, esta matriz no solo resuelve problemas de traducción, sino que también refuerza la coordinación transversal en proyectos complejos.

Implementar RECIA de manera efectiva puede marcar una gran diferencia en la gobernanza de proyectos y programas, asegurando un enfoque organizado, preciso y alineado con los objetivos estratégicos de la organización. Como toda herramienta de gestión, su simplicidad es su fortaleza, y su correcta aplicación puede ser clave para el éxito a largo plazo.

 

Alfonso Kaiser MBA, MSc, Ingeniero Naval PfMP, PgMP, PMP, PMI-RMP, ISO 21500 Auditor