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Introducción

La gestión de proyectos es una disciplina clave en cualquier organización que busca lograr sus objetivos estratégicos de manera efectiva. El Project Management Institute (PMI) ha desarrollado un estándar reconocido internacionalmente que proporciona un marco metodológico sólido para la gestión de proyectos. En este contexto, la inteligencia artificial (IA) emerge como una tecnología disruptiva con el potencial de mejorar y transformar significativamente la gestión de proyectos y contratos ya que sin duda la IA está revolucionando la forma en que los gerentes de proyectos abordan la planificación, la ejecución y la entrega. En esta columna, discutiremos cómo la IA ha impactado el estándar de gestión de proyectos como lo describe el Project Management Institute (PMI.org), destacando la aplicación de la IA en algunas de las áreas de conocimiento del PMBOK.

El PMBOK, o Project Management Body of Knowledge, es un estándar desarrollado por el PMI que describe las pautas, prácticas y procesos que los gerentes de proyecto pueden seguir para garantizar el éxito del proyecto. La IA se ha integrado en cada área de conocimiento, lo que ayuda a los PM a optimizar sus procesos, mejorar los resultados de los proyectos y reducir los errores manuales.

 

Desarrollo

I. En el área del conocimiento de Gestión de Integración de Proyectos, la IA facilita la consolidación y coordinación de las actividades de gestión de proyectos. Los algoritmos de IA pueden evaluar los cronogramas del proyecto, la asignación de recursos y el presupuesto, señalando anticipadamente posibles sobrecargas, conflictos, riesgos o áreas de mejora.

II. En lo que respecta a la automatización y optimización de procesos, la IA puede ofrecer una automatización y optimización eficiente de los procesos dentro del ciclo de vida de un proyecto. Por ejemplo, los algoritmos de aprendizaje automático pueden analizar grandes volúmenes de datos históricos de proyectos y contratos para identificar patrones y tendencias, lo que permitiría realizar pronósticos más precisos y ajustados a la realidad. Esto se traduce en una mejor estimación de recursos, costos y plazos, reduciendo la probabilidad de desviaciones y retrasos.

III. Asistencia en la toma de decisiones. La toma de decisiones efectiva es esencial para el éxito de un proyecto. Aquí es donde la IA puede desempeñar un papel fundamental. Mediante el uso de algoritmos de aprendizaje automático y procesamientos a través del lenguaje natural, es posible analizar datos y generar recomendaciones basadas en información objetiva. Por ejemplo, un sistema de IA podría evaluar múltiples alternativas y proporcionar análisis de riesgos, ayudando a los gestores de proyectos a tomar decisiones más fundamentadas y reduciendo la incertidumbre.

IV. En lo relativo a la Gestión del Alcance, la IA se utiliza para recopilar y analizar los requisitos del proyecto. Al analizar los datos, la IA puede identificar qué requisitos son esenciales y cuáles son opcionales, lo que ayuda a los PM a ahorrar tiempo y recursos. Además, puede ayudar a los PM con la gestión de cambios, analizando las reacciones y prediciendo los resultados de los cambios en el alcance.

V. AI también ha impactado la gestión del tiempo del proyecto; desde la gestión automatizada de tareas, la previsión y la generación de informes de progreso, la IA puede permitir que los PM accedan a datos en tiempo real, realicen un seguimiento de los posibles retrasos y mantengan los plazos de los proyectos al día.

VI. Gestión eficiente de riesgos. La gestión de riesgos es un componente crítico en la gestión de proyectos. La IA puede ser utilizada para identificar y evaluar riesgos potenciales de manera más rápida y precisa. Al combinar datos históricos con información en tiempo real, los algoritmos de IA pueden detectar patrones que podrían pasar desapercibidos para los gestores de proyectos humanos. Además, los sistemas de IA pueden generar alertas tempranas y recomendaciones para mitigar los riesgos identificados, permitiendo una respuesta más rápida y efectiva.

VII. Mejora de la comunicación y colaboración. La comunicación efectiva y la colaboración son elementos clave para el éxito de un proyecto. La IA puede mejorar estos aspectos al facilitar la interacción y la gestión de la información entre los diferentes miembros del equipo de proyecto. Por ejemplo, los chatbots pueden proporcionar respuestas rápidas a preguntas frecuentes y mantener a todos los interesados actualizados sobre el progreso del proyecto. Además, las herramientas de colaboración basadas en IA pueden facilitar la coordinación de tareas y promover una mayor sinergia entre los miembros del equipo.

VIII. Contratación y gestión de proveedores. La gestión de contratos y proveedores es otro aspecto crítico en la gestión de proyectos. La IA puede agilizar y mejorar el proceso de selección y gestión de proveedores. Por ejemplo, los algoritmos de IA pueden analizar grandes cantidades de datos de proveedores para evaluar su idoneidad y reputación. Además, los sistemas de IA pueden automatizar el seguimiento de los contratos, generar alertas sobre vencimientos y apoyar la negociación de términos y condiciones más favorables.

IX. En la Gestión de la Calidad, los PM pueden aprovechar la IA para la mejora del proceso de diseño, el análisis de los comentarios de los usuarios o la detección de anomalías que afectan la calidad.

X. La Gestión de Costos es otra área de conocimiento en que la IA puede ayudar a los PM en el análisis predictivo, el cálculo de los costos de varias opciones y la identificación de dónde asignar sus recursos de manera óptima en función de los datos reales o históricos.

Conclusiones

La IA se presenta como un recurso invaluable. Sin embargo, es importante recordar que la implementación exitosa de la IA requiere una cuidadosa planificación, orden y prolijidad para armar los sets de datos y consideración de los aspectos éticos y de privacidad. En última instancia, el potencial transformador de la IA en la gestión de proyectos y contratos dependerá de cómo las organizaciones aprovechen esta tecnología y la integren en su cultura y procesos de gestión.

Hasta el momento, la IA ha impactado la gestión de proyectos en múltiples niveles. Ha jugado un papel importante al facilitar que los PM trabajen de manera más inteligente y efectiva, con una toma de decisiones más precisa y basada en datos. El Project Management Institute (PMI) continúa actualizando su estándar PMBOK reflejando los avances en IA y otras tecnologías, para ayudar a los equipos de proyectos, organizaciones y partes interesadas a lograr resultados exitosos de proyectos y objetivos comerciales.

 

Bibliografía

• Esta columna fue inicialmente construida utilizando los algoritmos de Inteligencia artificial de ChatGPT y YOU.com, posteriormente redactada y documentada por http://www.linkedin.com/in/SergioLopezCosta
• Kerzner, Harold, and Frank P. Saladis. "Artificial intelligence in the project management: An application of decision
• https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/research/expert-judgement.pdf?v=b42a6e52-f133-4e7c-85f6-cb3e600d4582
• https://www.mdpi.com/2071-1050/13/4/2345

 

Sergio López Costa

De profesión Constructor y Diseñador en CAD, Diplomado presencial en la Universidad Stanford de la primera generación del Global Innovation & Leadership Program “Scaling fast growth companies in Global Markets”.

Inventor de primer disco duro en la nube del mundo, Innovador y Emprendedor Serial

Líder y referente entre los emprendedores tecnológicos de LatAm. A lo largo de sus más de 27 años de carrera, ha creado 5 empresas exitosas y sinérgicas en el área de las Tecnologías de la Información, Software como Servicio SaaS y Computación en la nube.

Es emprendedor Endeavor desde 1999, galardonado como emprendedor del año en 2012, fue Fundador y Director de la Asociación de Emprendedores de Chile ASECH.cl, Actualmente, es Director y Co-Fundador de Fidelizador.com, y CEO y Fundador de Proactiveoffice.com.

Comparte su experiencia de CTO & CEO como mentor a través de Endeavor.cl, Founderinstitute.com, Mentoresxchile.cl, OpenBeaucheff.cl y Asech.cl y es invitado habitual a conferencias y charlas sobre emprendimiento y tecnología. Además, se desempeñó durante 3 años como VP de Tecnología del Project Management Institute, capítulo chileno.