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Con la implementación de la agilidad, el término Backlog llega para quedarse en el día a día de los equipos de proyectos. Una definición amplia de este considera que “el backlog es una lista ordenada y priorizada de requisitos, tareas o elementos que deben completarse para alcanzar los objetivos del proyecto”.

 

Otra manera en la que se interpreta al backlog; es considerarlo como una herramienta donde se registran todos los requisitos (Que deberá satisfacer el producto o servicio a construir), y que permite al equipo proyecto establecer su hoja de ruta para materializar los objetivos planteados. Garantizando que los esfuerzos estén alineados para lograr generar valor de forma temprana y continua.

 

Cabe señalar que el backlog no es estático, sino de naturaleza evolutiva o dinámica en función de los cambios de las necesidades y/o prioridades de las unidades de negocio. Lo que se traduce en que dicha lista puede ser actualizada o modificada a medida que se obtiene el feedback de los clientes o surgen nuevos requerimientos.

 

Por todo lo anterior, al gestionar de manera adecuada el backlog se obtienen beneficios asociados a la eficiencia operativa de los equipos al satisfacer las necesidades reales de los clientes en tiempo y forma. Por ello, es de vital importancia tener presente ciertas consideraciones para sacar provecho de dicha herramienta. (ver figura N°1 que detalla algunos elementos necesarios para la buena gestión del Backlog).

A continuación, se describes algunos de los aciertos y desaciertos frecuentes en la gestión del Backlog.

En lo que respecta a los aciertos en la Gestión del Backlog se pueden resaltar los siguientes:

• Priorización. Como variable básica de un buen proceso de gestión se debe tener un Backlog priorizado, que permitirá focalizar los esfuerzos del equipo para avanzar en las tareas más importante, lo que se traduce valor entregado al cliente y la organización. Garantizando así que los requisitos más críticos sean abordados de forma temprana.
• Adaptabilidad, como parte de la filosofía agile. Esto implica que una buena gestión del Backlog requiere que este sea entendido como documento dinámico o vivo en constante evolución. De tal forma que la voz del cliente sea escuchada para en base a ello, hacer ajustes en las prioridades. Siendo esto una de las premisas básicas de los entornos ágiles en los que se tiene apertura y flexibilidad a los cambios que surgen durante la ejecución.
• Claridad en el plan priorizado de la iteración. Lo que permite dar sentido y orientación respecto a los que se pretende lograr dentro en la iteración. Esto de forma indirecta mejora la eficiencia del trabajo del equipo en pro de generar valor con metas claras y alcanzables. Dado lo señalado en el texto anterior, una buena gestión del Backlog se basa en segregar del listado general un subconjunto de requisitos, tareas o elementos que aportan en conjunto a avanzar de forma significativa en los objetivos trazados.
• Transparencia. Puesto que, al tener el backlog visible y accesible a todos los interesados se fomenta la comunicación, y con ello los involucrados tiene claridad de lo que se está haciendo en el proyecto, además de alinear sus expectativas en cuanto a los resultados que se obtendrán al final de cada iteración. En consecuencia, cualquier modelo de gestión que se implemente para gestionar el backlog debe contar con un irradiador de información a través del cual se dé cuenta del listado priorizado de los requerimientos, actividades o elementos sobre los cuales se está trabajando.
• Naturaleza evolutiva y dinámica, de forma tal que el enfoque a aplicar en la gestión del Backlog se consideren instancias de revisión y captura de feedback de iteraciones anteriores. En pro de favorecer la mejora del resultado a entregar por parte del proyecto, además de garantizar con ello que lo construido responde a necesidades reales de clientes o usuarios finales.
• Depuración se recomendable tener al menos un punto de depuración por Q del Backlog para confirmar si los requisitos, tareas o elementos que están como pendientes, aún siguen siendo válidos para los solicitantes y/o cuestionar su valor si las condiciones que lo originaron han cambiado.
• Entro otros temas…

 

Con todo lo anterior se puede deducir que el backlog bien gestionado; focaliza y garantiza que los esfuerzos se centren en las tareas más críticas y de mayor aporte a la organización.

Por otro lado, en lo que respecta a los desaciertos en la Gestión del Backlog se pueden mencionar los siguientes;

 

• Deficiencias en la comunicación, al no contar con irradiadores o sesiones de comunicación puede desencadenar malentendidos entre los Stakeholders y los equipos de proyectos al no comunicar adecuadamente la priorización y cambios en el backlog. Lo que repercute en las dinámicas de colaboración requerida para el flujo efectivo del trabajo en los proyectos.
• Priorización estática, que no recoge los feedback y/o los cambios en base las necesidades reales, lo que puede conllevar a focalizar esfuerzos en tareas que no entregan valor al cliente o al resultado del proyecto.
• Cantidad excesiva de ítems, que conllevan a tener un backlog demasiado extenso. Lo cual dificulta el proceso de priorización, además de afectar la motivación y productividad del equipo que puede sentirse abrumado al percibir el backlog como algo interminable.
• La gestión del backlog no solo debe contemplar la perspectiva de clientes, sino también debe reflejar los aspectos técnicos y de mejora en pro de evitar que se genere un producto deficiente. Siendo entonces necesario, considerar en la construcción del backlog los ítems asociados a deuda técnica y de mejora para garantizar el desarrollo de un producto sostenible.
• No realizar revisiones regulares, tiene por consecuencia que se acumulen ítems en el backlog que ya estén obsoletos respecto a la situación actual de la necesidad que le dio origen. Lo que se genera un desalineamiento respecto a las necesidades y prioridades reales en las que debería enfocarse los esfuerzos de los equipos de proyecto.

 

En conclusión, el implementar una gestión efectiva del backlog en entornos híbridos y ágiles, requiere de apertura a cambios y revisiones periódicas que permitan tener un listado con la “sanidad” adecuada al entorno y que cubra lo necesario a nivel de la perspectiva de clientes y técnica, en pro de generar productos o servicios sostenibles.

 

Especialista en gestión corporativa de proyectos y PMO. Con amplia experiencia en el desarrollo e implementación de equipos de trabajo multidisciplinarios. siendo responsable de establecer; los procesos, herramientas y marcos metodológicos para la gestión integral de portafolio de iniciativas. Además de experiencia en asesoramiento estratégico a empresas; Retail, TELCO y Financieras para el rediseño de los procesos críticos con el fin de definir planes de mejora alineados a sus objetivos de negocio. Alexander Guerrero Pinedo – PMP Consultor OPM | Organizational Project Management Consultor OPM | Organizational Project Management