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"Oye, Alfonso, ¿cuántos documentos mínimos necesita un proyecto?". Esta pregunta me la han hecho una y mil veces en reuniones, clases y webinars. Mi respuesta siempre es la misma: "Los menos posibles". No lo digo para salir del paso ni porque sea un cliché. Es una convicción que me ha tomado casi 30 años de experiencias buenas, malas y, algunas, francamente infernales.

Hablando de infiernos, recuerdo un caso particular en una empresa estatal en Chile. Cada proyecto requería más de 150 documentos obligatorios. Sí, 150. Ahora, hagan cuentas. Si dedicas dos horas a cada documento, necesitarías tres semanas de trabajo continuo para revisarlos todos. Y eso sin contar que cada documento se actualizaba constantemente debido a cambios. Imagina un equipo sumergido en una avalancha de papeles y reportes que no aportan valor real, mientras el proyecto sigue su curso descontrolado. Añade auditores, revisores externos y un mar de reportes adicionales, y tendrás el retrato de un séptimo infierno burocrático.

Por eso siempre abogo por la simplicidad. Menos documentos no significa menos control; significa mejor enfoque. Pero, ¿cuáles son esos documentos esenciales? Aquí va mi lista de los 10 imprescindibles, con algunas historias y lecciones que me ayudaron a definirlos:

1. Caso de Negocio: El punto de partida. Este documento responde al "por qué" del proyecto. Describe el problema, las oportunidades y las posibles soluciones. En Chile, lamentablemente, lo confunden con la "evaluación de proyectos", pero la evaluación real es "ex post"; esto, en cambio, es "ex ante", la selección de la mejor alternativa. Si no sabemos qué problema queremos resolver, estamos navegando a ciegas.
2. Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter): Este es el documento más subestimado, menos conocido y utilizado, pero es clave. Define qué queremos lograr, cómo lo haremos y, lo más importante, da al gerente de proyecto la autoridad para actuar. También establece los criterios de éxito del proyecto, dejando claro cómo se medirá el cumplimiento de los objetivos. Además, en organizaciones con roles poco definidos, estructuras matriciales o muy orientadas a las operaciones, es altamente recomendable incluir una matriz RACI (o RECIA) para clarificar responsabilidades y evitar confusiones. Sin este respaldo, todo lo demás tambalea.
3. Registro de Riesgos (Risk Register): Este es mi favorito. Anticipar lo que puede salir mal (o bien) y planificar respuestas es lo que separa a los buenos proyectos de los que fracasan. Este registro debe incluir una matriz de riesgos bien elaborada y una Estructura de Desglose de Riesgos (RBS) detallada, herramientas fundamentales para organizar y priorizar los riesgos de manera efectiva.
4. Registro de Stakeholders y Plan de Comunicaciones: Saber quiénes son las partes interesadas, qué esperan y cómo mantenerlos informados es vital. Una comunicación clara evita malentendidos y mantiene a todos alineados. He visto proyectos naufragar por no comunicar correctamente algo tan simple como un cambio de fecha.
5. Plan de Costos (Financiero): Todo se reduce a los números. Este documento asegura que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y permite tomar decisiones informadas. El control financiero es esencial.
6. Plan del Proyecto: Este es el mapa. Ya sea un cronograma (Gantt), un roadmap o un release plan ágil, este documento da dirección. Además, debe incluir los recursos necesarios para cada tarea, permitiendo identificar qué recursos se utilizarán, cuándo estarán disponibles y en qué momentos podríamos enfrentar escasez. Sin él, el equipo se pierde. Recuerdo un proyecto donde un roadmap claro salvó al equipo de semanas de trabajo duplicado.
7. Plan de Gestión de Beneficios: Este documento es esencial para garantizar que el proyecto o programa entregue valor real a la organización. Para programas, asegura que los entregables estén alineados con los objetivos organizacionales, definiendo claramente cómo se generará y medirá el valor a largo plazo. Para proyectos, establece la conexión con los beneficios generales, detallando cómo estos se traducirán en resultados tangibles y sostenibles. Además, destaca la conexión y el alineamiento entre proyectos, programas y los objetivos estratégicos de la organización, asegurando que todo esfuerzo esté enfocado en generar impacto positivo y relevante. Un buen Plan de Gestión de Beneficios permite planificar no solo el logro de los objetivos inmediatos, sino también cómo se mantendrán y optimizarán esos beneficios con el tiempo. Esto asegura que el esfuerzo invertido en proyectos y programas esté alineado con la estrategia organizacional y entregue un impacto real y sostenible.
8. Plan de Gestión de Cambios y Registro de Cambios: Sin un control de cambios, el proyecto se desmorona. La pérdida de control del alcance (Scope) del proyecto es muy común, y mientras más complejo sea el proyecto, mayor es la probabilidad de que esto ocurra, lo que inevitablemente lleva al fracaso del proyecto. Este documento asegura que cada modificación sea evaluada y aprobada antes de implementarse. Además, establece los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para aprobar o rechazar los cambios, así como las normas para gestionar su financiamiento. Es la válvula de seguridad.
9. Lecciones Aprendidas: Este es el legado del proyecto. Documentar qué funcionó y qué no es una tarea permanente de todo el equipo de proyectos. Es una responsabilidad colectiva que contribuye a la mejora continua de la organización, permitiendo que otros equipos aprendan, optimicen procesos y eviten repetir errores. Lo veo como un regalo para los futuros equipos.
10. Plan de Cierre del Proyecto y Acta de Cierre: Formalizar el cierre asegura que no queden cabos sueltos. Me ha tocado ver muchos proyectos que nunca se cierran y que permanecen en "limbos" administrativos y operacionales, lo que genera confusión, sobrecostos innecesarios y afecta la moral del equipo. Un cierre adecuado es clave para garantizar que el proyecto cumpla con sus objetivos, libere los recursos para nuevos desafíos y brinde claridad y eficiencia. Formalizar este cierre asegura claridad y eficiencia.

Lo curioso es que, con estos 10 documentos, puedes gestionar proyectos de cualquier tamaño sin perder el control ni el rumbo. Y lo mejor: sin ahogarte en papeles.

Al final del día, no se trata de cuántos documentos generemos, sino de cómo esos documentos nos ayudan a alcanzar los objetivos y crear valor real. Menos, cuando está bien hecho, siempre será más.

Esta es mi perspectiva basada en experiencia y aprendizaje. Pero ahora quiero escuchar la tuya: ¿10 documentos o 150? ¡Te leo en los comentarios!

Alfonso Kaiser Mendía, MBA, MSc, Ingeniero Naval
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